Aykut Ozan AlanDenetim · Suistimal · Uyum
GÜNDEM OCCRP ICIJ BBC Business

Dosya 01 · E-fatura ve e-defter verisinde suistimal izleri

Aykut Ozan Alan

Türkiye’de faturalar ve yevmiye kayıtları aynı standart formatta tutuluyor. Bu, suistimal göstergelerini her şirkette aynı yöntemle taramayı mümkün kılıyor. Bu dosya, hangi izlere bakılacağını ve hangi kontrollerin bu açıkları kapattığını anlatıyor. Konunun arka planı için: Standart veri, yeni denetim

Nasıl işler?

Muhasebe kayıtları üzerinden yapılan suistimaller çoğu zaman üç ana biçimde karşımıza çıkar:

  • Fatura düzeni suistimalleri: Gerçekte alınmamış mal ya da hizmet için ödeme yapılması, aynı faturanın iki kez ödenmesi, fiyatın şişirilmesi ya da paravan bir tedarikçi üzerinden şirketten para çıkarılması.
  • Kayıt manipülasyonu: Bir harcamanın gerçek niteliğini gizlemek için yanlış hesaplara kaydedilmesi, dönem sonunda yapılan elle düzeltme kayıtları, sonradan ters kayıtla geri alınan işlemler.
  • Onay mekanizmasının dolanılması: Tek bir alımın, onay limitini aşmamak için birden fazla faturaya bölünmesi.

ACFE’nin 2026 raporuna göre varlıkların kötüye kullanımı, incelenen vakaların yaklaşık yüzde 90’ını oluşturuyor. Fatura düzeni suistimalleri bu grubun en yaygın türleri arasında yer alıyor.

Kayıtlarda bıraktığı izler

Aşağıdaki göstergelerin hiçbiri tek başına suistimal kanıtı değildir. Her biri, incelemeye nereden başlanacağını gösteren bir işarettir.

  1. Mükerrer faturalar. Aynı tedarikçiden, aynı tutarda ve aynı ya da çok yakın tarihte düzenlenmiş faturalar. Fatura numarasında küçük farklar (bir harf, bir boşluk) olabilir.
  2. Onay limitinin hemen altında kalan tutarlar. Onay limiti 100 bin TL olan bir şirkette, 95-99 bin TL aralığındaki faturaların olağan dışı yoğunluğu.
  3. Hafta sonu ve tatil kayıtları. İş akışının olmadığı günlerde düzenlenen ya da sisteme girilen belgeler.
  4. Yuvarlak tutarlar. Mal ve hizmet alımlarında tam sayı tutarlar (örneğin 50.000,00 TL) olağandır; ama bir tedarikçinin faturalarının çok büyük bölümünün yuvarlak olması, gerçek bir fiyatlandırmadan çok “belirlenmiş” bir tutara işaret edebilir.
  5. Yeni tedarikçiye hızlı ve yüksek ödeme. Ana veriye yakın zamanda eklenmiş bir tedarikçiye, kısa sürede yüksek tutarlı ödemeler.
  6. Tedarikçi ve çalışan verisinin örtüşmesi. Tedarikçinin adresi, telefonu ya da IBAN’ı ile bir çalışanınkinin aynı olması.
  7. Elle yapılan dönem sonu kayıtları. Dönem kapanışına yakın, otomatik süreç dışında ve olağan dışı kullanıcılar tarafından girilen yevmiye kayıtları.
  8. Fatura açıklamasının belirsizliği. “Danışmanlık hizmeti”, “muhtelif malzeme” gibi içeriği belirsiz açıklamalarla düzenlenmiş yüksek tutarlı faturalar.

İzi yakalayan analizler

e-Fatura ve e-defter dosyaları XML biçiminde ve standart alanlarla tutulduğu için, yukarıdaki göstergelerin çoğu basit sorgularla taranabilir:

  • Mükerrerlik testi: Tedarikçi vergi numarası, tutar ve tarih alanlarına göre gruplama; tam eşleşmelerin yanında “yakın” eşleşmeler (aynı tutar, birkaç gün fark) de aranmalı.
  • Eşik analizi: Tutarların onay limitlerine göre dağılımı; limitin hemen altındaki aralıkta yoğunlaşma olup olmadığı.
  • Benford analizi: Doğal olarak oluşan tutarlarda ilk basamakların dağılımı belirli bir kalıbı izler: 1 ile başlayan tutarlar yaklaşık yüzde 30, 9 ile başlayanlar yaklaşık yüzde 5 oranında görülür. Belirli bir tedarikçi ya da kullanıcı için bu dağılımdan belirgin sapma, uydurulmuş tutarlara işaret edebilir.
  • Zaman analizi: Belge tarihi ve kayıt zaman damgasının hafta sonu, tatil ve mesai dışı saatlere göre dağılımı.
  • Ana veri karşılaştırması: Tedarikçi ana verisi ile personel verisinin adres, telefon ve IBAN alanlarında eşleştirilmesi.
  • Yevmiye kayıt testi: Elle girilen, ters kayıtla kapatılan ya da olağan dışı hesap eşleşmeleri içeren kayıtların ayıklanması.

Bu testlerin ürettiği uyarılar bir risk puanıyla sıralanmalı ve en yüksek puanlı kayıtlar belgeleriyle (sipariş, teslim tutanağı, ödeme talimatı) birlikte incelenmelidir.

Açığı kapatan kontroller

  1. Ödeme öncesi mükerrerlik kontrolü: ERP sisteminde aynı tedarikçi, tutar ve fatura numarası için otomatik uyarı.
  2. Tedarikçi ana verisinde ikinci onay: Yeni tedarikçi açılışı ve banka hesabı değişikliğinin, ödeme yapan kişiden farklı biri tarafından onaylanması ve tedarikçiyle bağımsız kanaldan teyit edilmesi.
  3. Üçlü eşleştirme: Sipariş, teslim alma ve fatura belgelerinin tutar ve miktar olarak eşleşmeden ödemenin yapılmaması.
  4. Yevmiye kayıtlarında yetki sınırı: Elle kayıt girebilecek kullanıcıların sınırlandırılması ve dönem sonu düzeltmelerinin ikinci bir kişi tarafından onaylanması.
  5. Periyodik otomatik tarama: Yukarıdaki analizlerin aylık olarak çalıştırılması ve sonuçlarının iç denetim ya da yönetim tarafından gözden geçirilmesi.

Sınırlar

e-Belge verisi bir işlemin kâğıt üzerindeki izini gösterir; işlemin gerçekten yapıldığını kanıtlamaz. Sahte belgeler de aynı standart formatta düzenlenebilir (bkz. Dosya 03). Bu nedenle veri analizinin bulguları, mutlaka fiziki teslim, stok ve ödeme kayıtlarıyla doğrulanmalıdır. Kişisel veri içeren karşılaştırmalar (örneğin çalışan IBAN’ları) 6698 sayılı KVKK’ya uygun şekilde, gerekli yetki ve sınırlarla yapılmalıdır.

Kaynaklar

Bu dosya yöntem anlatır; gerçek kişi, kurum ya da vaka içermez. Genel bilgilendirme amaçlıdır.